چرا BPMS بهترین ابزار برای انطباق سازمان با استانداردهای ISO است؟

زمانی که صحبت از انطباق با استانداردهای بین‌المللی ISO می‌شود، چیزی فراتر از گردآوری مدارک و تهیه مستندات خشک اهمیت پیدا می‌کند: چگونگی مدیریت و خودکارسازی فرآیندها. بسیاری از سازمان‌ها هنگام آماده‌سازی برای ممیزی‌های ایزو متوجه می‌شوند که داشتن فرم‌ها و دستورالعمل‌های مدون به‌تنهایی کافی نیست؛ استانداردهایی مثل ISO 9001 (مدیریت کیفیت)، ISO 14001 (محیط زیست) یا ISO 27001 (امنیت اطلاعات) یک فلسفه فرآیندمحور را دنبال می‌کنند و سازمان‌ها را به شناسایی، کنترل و بهبود مستمر فرایندهای کلیدی فرا می‌خوانند. در عمل، شرکت‌هایی که بهره‌وری و نظم فرایندهای خود را اولویت می‌دهند، در آزمون ایزو موفق‌تر عمل می‌کنند. در این میان، ابزارهای پیشرفته مدیریت فرآیند می‌توانند نقش تعیین‌کننده‌ای داشته باشند. به‌عنوان نمونه، نرم‌افزارهایی مانند رایورز BPMS با قابلیت‌های خود به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا به جای تکیه صرف بر پوشه‌های پرونده و سندهای کاغذی، یک نقشه زنده و پویا از فرایندهای کاری ایجاد کنند و آنها را به نحوی کنترل و بهبود دهند که الزامات استانداردهای ایزو به ‌سادگی پوشش داده شود. این رویکرد نه تنها اجرای الزامات را آسان می‌کند، بلکه به کارکنان حس مشارکت و شفافیت بیشتری می‌دهد و در نهایت مسیر دستیابی به گواهی‌نامه‌های ISO را کوتاه می‌کند.

نرم افزار bpms چیست ؟

BPMS (سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار) رایورز یک سامانه BPMS ایرانی در حوزه مدیریت و بهینه‌سازی فرآیندها است که با تکیه بر BPMS استاندارد و شناخت دقیق نیازهای بومی، طراحی و توسعه یافته است. این نرم‌افزار BPMS امکان طراحی، اجرا و کنترل گردش کارها را به شکلی یکپارچه و دقیق فراهم می‌کند و به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فعالیت‌های خود را با شفافیت و بهره‌وری بالاتری پیش ببرند. یکی از ویژگی‌های برجسته این راهکار، توانایی آن در برقراری ارتباط یکپارچه بین فرآیندها و سامانه‌های داخلی و خارجی است؛ قابلیتی که با حذف گسست‌های اطلاعاتی، مسیر افزایش چابکی، بهره‌وری و بهینه‌سازی منابع انسانی و فناورانه را هموار می‌سازد. از دیگر امکانات این نرم‌افزار BPMS می‌توان به پایش لحظه‌ای، نسخه‌سازی از فرآیندها، قابلیت بازطراحی سریع و امکان آموزش نرم‌افزار BPMS برای کاربران و مدیران جهت پیاده‌سازی سریع‌تر اشاره کرد. همچنین، ارائه پلن‌های متنوع برای قیمت نرم‌افزار BPMS، انتخاب و استقرار این سامانه را برای سازمان‌ها ساده‌تر و مقرون‌به‌صرفه‌تر کرده است. پشتیبانی از معماری Low Code، توسعه نرم‌افزارهای فرآیندمحور را تسهیل می‌کند و رعایت استانداردهای امنیتی نظیر OWASP Top 10 همراه با احراز هویت دومرحله‌ای (2FA)، تضمین‌کننده حفاظت از داده‌ها و امنیت سطح‌بالای اطلاعات سازمانی است. در مجموع، RayBPMS یک ابزار نوآورانه برای سازمان‌هایی است که به‌دنبال ارتقاء، تحول دیجیتال و مدیریت مؤثر فرآیندهای خود هستند.

استانداردهای ISO چه رویکردی را دنبال می‌کنند؟

استانداردهای ISO 9001، 14001 و مشابه آنها بر چند اصل کلیدی تأکید دارند که اساساً به «دیدگاه فرآیندمحور» نزدیک هستند. برای مثال، استاندارد ISO 9001:2015 فصلی را به شناسایی و مدیریت سیستماتیک فرآیندهای سازمان اختصاص داده است. در این رویکرد، سازمان باید فرآیندهای خود را شناسایی، ساختاردهی و تعامل‌شان با هم را تعیین کند. همچنین استاندارد ایزو بر بهبود مستمر (PDCA) و پایش بازدهی تأکید دارد: به این معنا که پس از تعریف فرآیندها، باید آنها را به‌صورت مداوم اجرا، اندازه‌گیری و اصلاح کرد. علاوه بر این، مفاهیمی همچون مدیریت ریسک، تخصیص منابع، مسئولیت‌سپاری شفاف و تمرکز بر مشتری (نیازها و انتظارات ذینفعان) نیز از اصول مهم سایر استانداردها هستند. تمامی این موارد در یک کلمه به «سازگاری فرایندها» اشاره دارند؛ یعنی فرآیندها باید به‌صورت منظم اجرا شده و در پاسخ به تغییرات، بهبود یابند. این همان نقطه‌ای است که ابزارهایی مثل BPMS (سیستم مدیریت فرآیند کسب‌وکار) وارد میدان می‌شوند و کمک می‌کنند انطباق با استانداردهای ایزو در عمل امکان‌پذیر شود.

BPMS چگونه فرآیندها را قابل کنترل می‌کند؟

سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPMS) در واقع پلتفرم‌هایی نرم‌افزاری هستند که چرخهٔ کامل مدیریت یک فرایند را پوشش می‌دهند: از طراحی و مدل‌سازی فرایند، تا اجرا، پایش و بهبود مستمر. مهم‌ترین تفاوت BPMS با مستندات سنتی این است که فرایندها را به‌صورت مدل‌های زنده و پویا اجرا می‌کند. با یک BPMS می‌توان گردش کار را در قالب نمودارها و فرم‌های قابل اجرا تعریف کرد و سپس نقش هر واحد و مسئولیت هر فرد را در سطوح مختلف شفاف ساخت. در واقع این سیستم‌ها فعالیت‌های متکی به وظایف را خودکار می‌کنند و مراحل انجام کار را از ابتدا تا انتها پیگیری می‌کنند. نتیجه اینکه اطلاعات هر وظیفه (از تأییدیه‌های لازم گرفته تا مدت زمان انجام و خروجی هر مرحله) به طور دقیق ثبت می‌شود.

پیاده‌سازی موفق BPMS برای انطباق با ISO

آنچه پیش‌تر گفته شد، به‌تنهایی کافی نیست؛ اجرای صحیح یک BPMS در سازمان نیازمند برنامه‌ریزی و پشتیبانی مناسب است. در قدم اول باید فرآیندهای کلیدی سازمان مشخص شوند: کدام فرایندها بیشترین تاثیر در کیفیت محصول یا ارائه خدمات دارند؟ این فرایندها در نقشه راه مدیریت کیفیت ظاهر می‌شوند. سپس این فرایندها در BPMS مدل‌سازی می‌شوند و در هر مرحله، اسناد، فرم‌ها و افراد مسئول تعیین می‌گردند. این مدل‌سازی نباید به‌صورت شتابزده باشد، بلکه لازم است با دقت تمام جزئیات مراحل و نقش‌ها تهیه شود.

در مرحله اجرایی، BPMS نصب و کانفیگ می‌شود و تیم‌های ذی‌ربط وظایف و گردش کار را وارد سیستم می‌کنند. همزمان با اجرای آزمایشی فرایندها در بخشی از سازمان، اشکالات احتمالی رفع می‌شود و کاربران آموزش می‌بینند. مثلاً می‌توان در پروژه‌ای کوچک با کاربرد آزمایشی (Pilot) شروع کرد: یک فرایند ساده (مثلاً فرایند بررسی و تأیید خرید) در BPMS راه‌اندازی و بین ذی‌نفعان آن فرایند به جریان انداخته شود. پلتفرمی مثل رایورز BPMS در این مرحله می‌تواند با سهولت مدل‌سازی فرایندها و امکانات اعلام خودکار وظایف به کارمندان، کمک کند تا فرایندها بدون نقص دنبال شوند.

همگام با اجرا، پایش مستمر و تحلیل اطلاعات اهمیت دارد: گزارش‌های BPMS نشان می‌دهد در اجرای فرایندها چه نقاط تنگنایی وجود دارد یا کدام بخش ممکن است از استانداردها فاصله گرفته باشد. مدیریت سازمان با اتکا به این داده‌ها می‌تواند تصمیم بگیرد کدام بخش نیاز به بازنگری دارد. به‌عنوان مثال، اگر در یک دورهٔ ممیزی مشخص شود که زمان پاسخگویی به مشتریان در فرایند پشتیبانی فراتر از حد مجاز استاندارد بوده، مدیران می‌توانند در BPMS جریان کار را به نحوی اصلاح کنند که یک تأییدیه اضافی کاهش یابد یا افراد بیشتری در جریان قرار گیرند تا سرعت رسیدگی بالا رود.

در نهایت، باید پشتوانه سازمانی هم فراهم شود: چه در سطح مدیریتی و چه در میان پرسنل، همه باید نسبت به مزایای BPMS (مانند شفافیت، پاسخگویی و کاهش خطا) مطلع باشند و در استقرار آن مشارکت کنند. برای تداوم انطباق با ایزو، مدیران ارشد سازمان باید پشتیبانی خود را از رویکرد مبتنی بر فرآیند اعلام کنند؛ در این صورت است که BPMS به‌عنوان یک دستیار روزانه عمل کرده و بخش عمده‌ای از شواهد انطباق را به صورت خودکار فراهم می‌آورد. بنابراین، سازمانی که می‌خواهد از سرمایه‌گذاری بر استاندارد ISO بهره کامل ببرد، عملاً نیاز دارد فرایندمحوری را با بسترهای اتوماسیونی (از جمله پلتفرم‌های مانند رایورز BPMS) هم‌سو کند.

نتیجه‌گیری

در پایان می‌توان گفت که BPMS بهترین همراه یک سیستم مدیریت کیفیت مبتنی بر ISO است. BPMS توانسته خلا بین مستندات ایزو و واقعیت اجرای فرایندها را پر کند و از پراکندگی کارها و سربار مداوم مستندسازی بکاهد. این پلتفرم، فرآیندها را به صورت زنده مدیریت می‌کند و امکان خودکارسازی، نظارت و بهبود مداوم را برای سازمان‌ها فراهم می‌سازد. همین ویژگی‌ها باعث می‌شود که انطباق با استانداردهای ایزو دیگر یک کار «فقط کاغذی» نباشد، بلکه به جزئی جدایی‌ناپذیر از فعالیت روزمره تبدیل شود. در نهایت، ترکیب تفکر فرآیندمحور و فناوری‌های نوین BPM (مانند رایورز BPMS) به کسب‌وکارها این اطمینان را می‌دهد که همیشه یک گام از الزامات ایزو جلوتر هستند و می‌توانند با نتایج واقعی و عملکرد بهبودیافته، رضایت مشتری و موفقیت سازمانی را تضمین کنند.