ابراهیم متین‌سیرت کارشناس رسانه: به دلیل اینکه ارتباط موثر می‌تواند درک بیشتر، مسرت از ارتباط، نفوذ در نگرش‌ها و گسترش روابط را برای کارمندان ایجاد کند، یادگیری روش‌های آن ضروری است. سه اصل اعتماد به نفس فرستنده پیام، شناخت مخاطب و در نظر گرفتن محیط ارتباطی در ایجاد ارتباط موثر نقش بنیادی ایفا می‌کنند. اما همیشه شرایط به گونه‌ای نیست که انتظار داریم و ارتباط موثر دستخوش شرایط محیط می‌شود. وجود اختلال باعث می‌شود پیام به شکل کامل به‌گیرنده نرسد.
اغلب مردم، به پیام‌هایی توجه می‌کنند که با آنها موافق هستند و توجهی به پیام‌هایی که با آنها موافق نیستند، ندارند. به عبارتی ساده‌تر‌گیرنده آن بخشی از پیام را که خود می‌خواهد و با نیازهایش تطبیق دارد، انتخاب می‌کند. به این حالت گزینش ادراکی می‌گویند، که به عواملی مانند میزان شدت، تکرار و تازگی بستگی دارد و علاوه بر این، تجربه، انگیزش و شخصیت نیز بر آن اثر دارد. برای درک بهتر، حروف درشت در یک روزنامه باعث می‌شود توجه ما از میان عوامل مختلف به آنها جلب شود. عوامل دیگری مانند: تعبیر و تفسیر مختلف از یک پیام، دریافت ناقص اطلاعات، عواطف، ارزش‌های اجتماعی و فرهنگی پیام، ارسال ناقص پیام و در نهایت پیش‌داوری و قضاوت پیام در دریافت ناقص پیام و شکل نگرفتن ارتباط موثر دخیل هستند.
تکنیک‌های ارتباط موثر در محیط کار:
به بازخورد پیام‌های ارسالی‌تان توجه کنید و تا می‌توانید اثرگذاری را استمرار دهید.
لباس مناسب با ضوابط محیط کار همراه با آراستگی، به ویژه در برخورد اول با اشخاص، که قضاوت اولیه را شکل می‌دهد، موثر است.
بی‌حوصلگی و بداخلاقی همان قدر در محیط کار بد است که خنده و شوخی نابجا ناراحت‌کننده است. خوش‌رویی یک حالت تعادلی است که لازمه محیط کار برای ارتباط موثر با همکاران و ارباب‌رجوع است.
آرامش را در جریان ارتباط و پرهیز از کارهایی نظیر تکان دادن پا که باعث حواس‌پرتی طرف مقابل می‌شود باید با تمرین به دست آورد.
خوب شنیدن حرف دیگران یک مهارت مهم ارتباطی است. خوب شنیدن از ایجاد سوءتفاهم جلوگیری می‌کند. برای ایجاد اثر مطلوب در دیگران، داشتن توانایی کافی برای خوب شنیدن، مطالب بهتر از مهارت در صحبت کردن، عمل می‌کند.
با توجه به اهمیت خوب شنیدن مطالبی را یادآور می‌شویم که شاید کمابیش آنها را به کار برده‌اید.
گوش کردن فرآیند انتخابی است که فرد به وسیله آن از محرک‌های اطراف خود، آنهایی را که با نیازها و اهدافش سازگارتر است انتخاب می‌کند.
مراحل گوش دادن: دریافت، توجه، درک، پاسخ، به یاد سپاری
برای اینکه مطمئن شوید‌گیرنده منظور شما را درک کرده است، در بین صحبت‌ها سوالاتی بپرسید. تظاهر به فهمیدن نقطه آغاز قطع ارتباط خواهد بود.
برای هرچه که می‌خواهید بگویید برنامه داشته باشید، تا گفتارتان منسجم باشد.
محیطی که در آن ارتباط برقرار می‌کنید، بسیار مهم است و می‌تواند اثرات پیام را تغییر دهد.
شیوه ارایه پیام و انطباق آن با ابزار انتقال، نقش مهمی در تاثیرگذاری آن دارد. روانشناسان اجتماعی معتقدند، هر قدر پیام بر هیجانات استوار باشد، پیام گیر زودتر آن را می‌پذیرد. (همراهی احساس و ارتباط غیر کلامی با کلام)
گفتن به زبان مخاطب، رمز اثرگذاری است. ارتباط با کودک متفاوت با ارتباط با افراد در سنین میانسالی و کهنسال است.
«چونکه با کودک سر و کار فتاد پس زبان کودکی باید گشاد» مولانا
قضاوت را به تاخیر اندازید. معمولاً با توجه به زمینه فرهنگی که داریم، گفتار دیگران را تفسیر کرده یا مورد ارزیابی قرار می‌دهیم. بنابراین بهتر است تا پایان ارتباط و انتقال کامل پیام منتظر بمانیم و از نتیجه‌گیری، قضاوت و به دنبال آن تصمیم‌گیری عجولانه پرهیز کنیم.
پیش از ارسال پیام خود را جای دیگران قرار دهیم.
برخی از رفتارها می‌توانند در تقویت ارتباط موثر باشند که به شرح زیر می‌باشد.
بیان مودبانه و صمیمانه، به همراه ابراز تشکر
وقت گذاشتن برای شنیدن صحبت همکاران
یکی بودن قول و عمل
افراط نکردن در موعظه
مخالفت کردن با نظرات دیگران به شیوه مودبانه و به دور از جر و بحث
توجه به مشکلات کاری همکاران و همدلی و همدردی کردن
کهنه نشدن رابطه‌ها، یعنی حداقل تماس تلفنی دوره‌ای برای احوال‌پرسی
اعتراف به اشتباه گامی برای ایجاد صمیمیت است.
رعایت اخلاق اسلامی در محیط کار یک ضرورت است.
نگاه مثبت و امیدوارانه در محیط کار ارتباط را تقویت می‌کند.
به موضوعاتی که دیگران می‌گویند ابراز علاقه نشان دهید.
تحقیر و شوخی بی‌مورد دو نکته ممنوعه مهم است.
واسطه تراشی نکنیم. چندبار خودمان را امتحان کنیم، اگر موفق نشدیم می‌توانیم از شخصی با صلاحیت و مقبول کمک بگیریم.
